Analisis Kesesuaian Kegiatan Pergudangan dan Pemetaan Proses Pergudangan pada Salah Satu Warehouse Industri Farmasi di Jakarta

Majalah Farmasetika, 5 (3) 2020, 94-108 DOI: https://doi.org/10.24198/mfarmasetika.v5i3.27022

Download PDF

Wahyu Ashri Aditya*,1, Ida Musfroh2

1Program Studi Profesi Apoteker, Fakultas Farmasi, Universitas Padjadjaran,
2Departemen Analisis Farmasi dan Kimia Medisinal, Fakultas Farmasi, Universitas Padjadjaran, 

*E-mail: wahyu15006@unpad.mail.ac.id

(Submit 21/4/2020, Revisi 3/5/2020, Diterima 11/5/2020)

Abstrak

Manajemen rantai pasok (Supply Chain Management) pada aspek pergudangan di suatu Industri Farmasi merupakan parameter yang sangat penting dalam suatu rantai distribusi sediaan farmasi; yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan hingga pengiriman produk farmasi. Sistem penyimpanan dan pengiriman obat di Industri Farmasi yang baik dan benar mengacu pada Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) Tahun 2018 Bab 6 tentang Cara Penyimpanan dan Pengiriman Obat yang Baik. Gudang yang belum menerapkan CPOB akan mengalami kerugian serta kerusakan fisik sediaan farmasi dan juga kerugian finansial akibat produk yang pasif di gudang. Hal ini berdampak kepada penurunan kualitas warehouse dari Industri tersebut. Selain itu, pemetaan proses gudang dilakukan guna melihat dan menghilangkan pemborosan dalam proses kerja agar lead time dapat diperpendek secara signifikan dan kualitas diciptakan dengan benar sejak awal. Maka dari itu, diperlukan adanya evaluasi kegiatan pergudangan dan pemetaan proses pergudangan pada warehouse salah satu Industri Farmasi di Jakarta yang bertujuan untuk melihat kesesuaian kegiatan Gudang dengan CPOB dan menghilangkan pemborosan pada gudang. Penelitian dilaksanakan selama bulan Maret 2020 dengan melakukan pengamatan secara observasional dan dilakukan evaluasi. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa Industri Farmasi telah memenuhi ketentuan sesuai CPOB akan tetapi masih terdapat beberapa sistem yang memerlukan kesesuaian lebih lanjut dengan CPOB untuk menghindari waste (pemborosan) dalam proses kerja sehingga diperlukan CAPA untuk evaluasi pada Industri Farmasi tersebut.

Kata Kunci: Evaluasi, Pergudangan, Warehouse, Industri Farmasi, CPOB, Waste.

Pendahuluan

Industri Farmasi merupakah perusahaan yang memiliki fungsi untuk melakukan proses pembuatan atauproduksi obat dan/atau bahan obat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Semuaproduk obat tidak cukup apabila hanya lulus pada tiap pengujian yang dilakukan tetapi setiap obat yangdiproduksi harus memiliki mutu yang bagus1. Agar mutu tiap obat bagus maka diperlukan pedoman agardapat menjamin kondisi tersebut yaitu pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). CPOB merupakan cara pembuatan obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan agar mutu obatdan/atau bahan obat yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan dan tujuan penggunaan2.

Manajemen rantai pasok merupakan suatu pendekatan agar pemasok, industri atau manufaktur, warehouse(gudang) dan penyimpanan lebih efisien, sehingga barang diproduksi dan disalurkan dalam jumlah, lokasi, dan waktu yang tepat, agar dapat meminimalisir biaya dan memberikan kepuasan layanan kepadapelanggan3. Manajemen rantai pasok obat memiliki aspek penting dalam pelaksanaannya, yaitu aspekpenyimpanan dan pengiriman. Tata cara mengenai penyimpanan dan pengiriman sediaan farmasi yang baikdan benar pada Industri Farmasi diatur dalam Pedoman CPOB Bab 6 Cara Penyimpanan dan PengirimanObat yang Baik. Mutu obat pada warehouse dapat dipengaruhi ketika kurangnya pengendalian terhadapproses penerimaan, penyimpanaan hingga penyaluran atau pengiriman obat. Pedoman CPOB ini dapatmembantu untuk menjamin mutu obat selama proses penerimaan, penyimpanaan hingga penyaluran ataupengiriman obat. Apabila warehouse di Industri Farmasi tersebut juga sebagai pusat distribusi yang dapatmelakukan penyaluran ke fasilitas distribusi maupun pelayanan secara langsung maka harus menerapkanpedoman CDOB2. Pengelolaan perbekalan farmasi di Industri Farmasi dilaksanakan oleh bagian SCM (Supply Chain Management) atau PPIC (Production Planning and Inventory Control) khususnya bagianwarehouse (gudang). Agar tercapai tingkat efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan perbekalan farmasi, sangatlah dibutuhkan manajemen logistik yang baik.

Warehouse merupakan sarana pendukung untuk kegiatan produksi pada industri farmasi yang berfungsiuntuk menyimpan bahan baku atau bahan awal, bahan pengemas, dan obat jadi yang belum disalurkan. Fungsi lain gudang juga untuk melindungi material dan obat jadi4Warehouse mempunyai fungsi pentingdalam menjaga mutu obat jadi sampai disalurkan ke konsumen. Setiap aktivitas yang dilakukan padawarehouse atau gudang sangatlah penting sehingga Industri Farmasi perlu meningkatkan performa secaraterus menerus agar selalu efektif dan efisien dan selalu mempertahankan kepercayaan kustomer danmeningkatkan mutu perusahaan5. Aktivitas dalam gudang yang merupakan parameter kritis dalam rantaipasok yang akan menentukan kelancaran alur distribusi dari supplier ke pelanggan adalah aspekpenyimpanan dan pengiriman6. Berbagai faktor yang mempengaruhi penyimpanan seperti metodepengambilan pesanan, ukuran dan tata letak sistem penyimpanan, sistem penanganan material, karakteristik produk, tren permintaan, tingkat turnover dan persyaratan ruang telah dipelajari secara luas7

Masalah yang terjadi dalam faktor fasilitas penyimpanan adalah kapasitas fasilitas penyimpanan yang masihmengalami kejadian overload di industri farmasi tertentu8.  Ketidakefektifan dan efisiennya warehousedalam mengelola obat dapat dilihat melalui adanya pemborosan atau waste pada proses pergudangan. Waste merupakan aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan sehingga perluditiadakan agar proses pada warehouse berjalan lancar. Untuk menghilangkan pemborosan, tiapperusahaan manufaktur perlu melakukan perubahan sistem, menggunakan konsep Lean Manufacturing

Lean Manufacturing merupakan suatu metode untuk memproduksi produk yang dapat menghilangkanpemborosan yang ditemukan pada proses pemetaan dan penerapan flow (aliran), sebagai ganti batch danantrian9,10. Konsep Lean Manufacturing memberikan suatu metode ataupun alat untuk peningkatakanefisiensi pada bidang manufaktur. Internal benchmarking direkomendasikan agar lebih efisiensi dan dapatmelihat perbaikan bidang manufaktur khususnya industri farmasi11. Penerapan Lean Manufacturing dapatmengurangi serta menghilangkan waste seperti, menekan waktu atau leadtime produksi, aktivitas-aktivitasyang tidak dibutuhkan, biaya produksi dan masih banyak lainnya12,13. Pada penelitian Harsono (2010) pada penerapan konsep lean memberikan hasil pengurangan lead time produksi, dimana awalnya 5622.2 menit, kemudian setelah menerapkan konsep lean maka lead time menjadi 4331.2 menit14.

Oleh karena pentingnya penerapan CPOB pada industri farmasi khususnya pada warehouse, maka perludilakukan evaluasi kesesuaian kegiatan pergudangan dan pemetaan proses pergudangan pada salah satugudang Industri Farmasi di Jakarta dalam rangka memastikan kesesuaian dengan CPOB.

Metode

Penelitian dilaksanakan selama bulan Maret 2020 di salah satu Industri Farmasi di Jakarta. Penelitiandilakukan dengan melakukan pengamatan secara observasional dengan menganalisis kesesuaian denganCPOB 2018 Bab 6 tentang Cara Penyimpanan dan Pengiriman Obat yang Baik dan pemetaan proses pergudangan. Kemudian dilakukan evaluasi dengan metode CAPA (Corrective Action and Preventif Action). Wawancara kepada warehouse supervisor dilakukan untuk mengonfirmasi sistem yang diobservasi.

Hasil dan Pembahasan

Evaluasi Sistem Kegiatan Pergudangan

Mutu awal obat dapat dijaga dengan melaksanakan kegiatan pergudangan seperti penyimpanan danpengirimannya sesuai pedoman CPOB. Gudang Industri Farmasi yang diteliti tidak bertindak sebagai pusatdistribusi produk sehingga tidak perlu menerapkan pedoman CDOB.

Tabel 1. Hasil Analisis Kesesuaian Kegiatan Pergudangan dengan CPOB 2018 Bab VI 

Berikut observasi dan evaluasi CPOB pada salah satu Industri Farmasi: 

Personalia

Pada aspek personalia, Industri Farmasi tersebut telah memenuhi kriteria CPOB. Personil yang berhubunganpada aktivitas penyimpanan dan pengiriman produk pada warehouse telah mengikuti pelatihan sesuai dengantanggung jawab masing – masing. Tiap personil telah memiliki jadwal pelatihan khusus sesuai tanggung jawabdan kebutuhan khusus personil tersebut. Program pelatihan tersebut telah dibuat untuk 1 tahun kedepandimana mencakup kebutuhan pelatihan masing masing personil. Selain itu, sudah memilihi prosedur untukmemasuki akses gudang untuk menghindari personil yang tidak berwenang memasuki area gudang danmengisi buku akses masuk gudang2,15.

Organisasi dan Manajemen

Bagian warehouse atau gudang sudah memiliki struktur organisasi yang mencakup tanggung jawab, kewenangan dan uraian tugas masing masing personil. 

Tiap personil harus mendapatkan tanggung jawab yang sesuai dengan porsi masing masing dan tidak bolehberlebihan karena hal tersebut dapat berakibat pada kelelahan atau cedera pada personil yang mengurangikualitas kerja personil tersebut yang juga akan berakibat pada mutu produk. Pada Industri Farmasi tersebutsudah memiliki prosedur tetap (protap) keselamatan tiap personil pada semua aspek2.

Tabel 2. Hasil Corrective Action Preventive Action (CAPA) dari Hasil Temuan
Aspek CPOB 2018 BAB 6TemuanPersyaratanRoot Cause AnalysisTindakan Perbaikan / Tindakan Pencegahan
Bangunan dan Fasilitas Penyimpanan Area penyimpanan tidak diberikan pencahayaan yang memadaiArea penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadaiKurangnya pencahayaan pada penyimpanan bahan pengemasMelakukan penambahan pencahayaan pada ruang penyimpanan agar mencegah kesalahan pengambilan produk.
Bangunan dan Fasilitas Penyimpanan Luas ruang penyimpanan tidak memadaiLuas ruang penyimpanan harus memadai untuk semua barangAdanya over production dan barang pasif di warehouseMelakukan perencanaan pembelian yang lebih akurat dan terjadwal dengan baik serta segera mengatasi barang pasif.
Kondisi Penyimpanan dan Transportasi Tidak tersedia SOP penanganan terhadap penyimpangan persyaratan penyimpananTersedia SOP penanganan terhadap penyimpangan persyaratan penyimpananDepartemen lain sudah membuat SOP tersebut sehingga departemen WH tidak memilikiDibuat SOP penanganan terhadap penyimpangan persyaratan penyimpanan dan sosialisasi dengan cara memberikan pelatihan.
Kondisi Penyimpanan dan Transportasi Tidak menggunakan kendaraan dan perlengkapan tersendiri untuk menangani obatMenggunakan kendaraan dan perlengkapan tersendiri untuk menangani obatPernah menggunakan kendaraan sendiri tetapi terdapat pengeluaran yang lebih banyakDianjurkan menggunakankendaraan pribadi, kalautidak menggunakan harusdipantau pada setiapdistribusi.

Manajemen Mutu

Pada transaksi elektronik yang dilakukan pada Industri Farmasi tersebut, telah tersedia sistem dan protapagar dapat terjamin mutu dan ketertelusuran obat dimana telah dilakukan validasi komputerisasi terlebihdahulu terhadap sistem transaksi elektronik. Pada saat pengiriman produk ke distributor, dilihat terlebih dahuluobat tersebut telah memenuhi persyaratan dan dikirim ke distributor yang berwenang dengan melihat daftar distributor yang telah disetujui oleh Industri Farmasi tersebut serta dapat ditelusuri ketertelusuran produkdimana dilakukan dengan penelusuran secara berkala menggunakan GPS2,15.

Bangunan dan Fasilitas Penyimpanan

Area Penyimpanan

Setiap obat memiliki ruang penyimpanan masing masing sesuai jenis dan kondisi penyimpanan produktersebut yang berfungsi untuk mencegah kontaminasi dan ketercampurbauran produk serta menjaga kualitasproduk tersebut. 

Industri Farmasi tersebut memilihi area penyimpanan untuk bahan baku baik suhu ruang atau suhu dingin, bahan pengemas, produk jadi baik pada suhu ruang, suhu sejuk atau suhu dingin untuk produk CCP (Cold Chain Product). Indonesia adalah benua yang luas dengan suhu dan suhu yang berbeda kondisi lingkunganbervariasi 25 hingga diatas 30oc di tempat yang berbeda. Hal tersebut menjadi tantangan yang berbedauntuk obat produsen agar dapat memastikan obat dipertahankan pada persyaratan suhu sepanjang siklushidup mereka. Masalah suhu logistik yang terkontrol adalah salah satu masalah yang patut dicatat. Kegagalan untuk mempertahankan obat pada suhu yang ditentukan sering mengakibatkan hilangnyakemanjuran16. Setiap produk yang disimpan diletakkan di atas pallet agar mencegah produk tidakbersentuhan langsung dengan lantai. Selain itu, pada titik tertentu area penyimpanan telah tersedia alatpengontrol hama agar mencegah binatang masuk ke area penyimpanan2

Terdapat ketidaksesuaian aspek ini pada Industri Farmasi tersebut dimana pada area penyimpanankhususnya pada area suhu kamar untuk penyimpanan bahan pengemas kurang adanya pencahayaan yangdapat menyebabkan kegiatan yang dilakukan pada area tersebut tidak optimal yang akan menyebabkanterjadinya kesalahan pada saat pengambilan barang yang tidak akurat dan dapat menyebabkan kecelakaan. Hal ini terjadi dikarenakan produk yang disimpan di rak paling atas menutupi pencahayaan sehingga produkyang di bawah tertutupi dan mengurangi pencahayaan pada area lain. Pada CPOB dijelaskan bahwa setiaparea penyimpanan harus mendapatkan pencahayaan yang memadai agar kegiatan akurat dan aman. Rekomendasi cahaya untuk area gudang dari CPOB sekitar 200 Lux. Untuk mengatasi hal tersebut, perluditambahkan pencahayaan agar dapat mencegah kesalahan dan kecelakaan pada area tersebut sertamenyimpan produk di rak paling atas ke tempat lain yang tidak menghalangi pencahayaan pada area tersebut17.

Selain pencahayaan yang kurang, kapasitas penyimpanan pada gudang Industri Farmasi tersebut kurangmemadai yang ditandai dengan adanya penyimpanan barang di luar rak atau tidak sesuai penyimpanannyayang mengakibatkan berkurangnya akses jalan untuk melakukan pengambilan dan penyimpanan barang. Hal tersebut disebabkan karena kurangnya rak penyimpanan dan masih adanya barang pasif yang telahlama disimpan dan tidak digunakan sehingga dibiarkan menumpuk yang menyebabkan barang yang barudatang atau diproduksi diletakkan tidak sesuai area penyimpanan. Gudang yang baik harus mengosongkanrak penyimpanan sebanyak 30% agar dapat menghindari banyaknya pesanan dari pelanggan. IndustriFarmasi tersebut harus menambah rak penyimpanan atau menyimpan pada gudang atau sarana laindengan kontrak tertentu agar penyimpanan mencukupi dan kualitas produk terus terjaga.

Rotasi dan Pengendalian Stok

Untuk menyesuaikan stok pada gudang secara fisik dan sistem, Industri Farmasi melakukan Stock Opnamesetahun sekali dan Cylce Count untuk memastikan tidak adanya perbedaan secara fisik dan sistem. Selainitu, berguna untuk memantau transaksi yang sedang berjalan agar tidak ada transaksi yang mencurigakan.  

Apabila terdapat perbedaan stok antara fisik dan sistem langsung dilaporkan kepada petugas yangberwenang dan diinvestigasi serta dilakukan evaluasi agar dapat mencegah hal tersebut terulang kembali2.

Penerimaan

Penerimaan dilakukan untuk produk lokal dan import. Pada Industri Farmasi tersebut telah dilakukan aturanuntuk unloading barang maksimal dilakukan selama 3 jam agar mengurangi dampak produk diluar kondisipenyimpanan. Setiap melakukan penerimaan, dilakukan pemeriksaan jumlah produk dan identitas produkyang diterima agar menjamin kebenaran sesuai dengan yang di pesan. Apabila produk lokal mengalamikecacatan maka langsung ditolak dan dikembalikan, sebaliknya untuk produk import tetap diterima akantetapi diuji terlebih dahulu apakah bisa digunakan atau tidak. Untuk produk yang membutuhkanpenyimpanan khusus seperti suhu tertentu akan dilihat terlebih dahulu suhu penerimaan apakah sesuai atautidak2.

Kondisi Penyimpanan

Pemantauan Kondisi Penyimpanan dan Transportasi

Bagian warehouse selalu memberitahukan setiap kondisi penyimpanan dan pengiriman kepada pihak ke 3 yang melakukan pengiriman ke pihak distributor, agar setiap produk dapat terjaga mutunya pada tiap tahaprantai pasok. Pada kondisi penyimpanan di warehouse Industri Farmasi tersebut juga selalu dijaga denganselalu mengecek suhu pada tiap titik ruangan penyimpanan dan selalu dicatat setiap harinya pada catatanpemantauan suhu yang dilakukan tiap siang hari dan khusus untuk ruang pendingin dengan suhu 2 – 8 oCdicek tiap pagi dan siang hari. Ketika terjadi penyimpangan persyaratan seperti penyimpangan suhu, dilakukan investigasi oleh Departemen yang bertanggung jawab dan diberi keputusan apakah produktersebut bisa digunakan atau harus dimusnahkan2.

Industri Farmasi tersebut memiliki 4 kategori penyimpanan:

1.Ruangan ber- AC: ≤ 25oC adalah Ruangan untuk menyimpan bahan baku dan bahan pengemas yangsensitif terhadap panas serta obat jadi.

2.Ruang pendingin (Cool store): 12oC – 16oC adalah ruang untuk menyimpan bahan baku atau obat jadiyang perlu disimpan di cool store.

3.Ruang suhu ambient / kamar: ≤ 30oC adalah ruang untuk menyimpan bahan pengemas, bahan baku danobat jadi

4.Ruang pendingin (Cold Room): 2oC – 8oC adalah tempat penyimpanan material dan produk yangdisimpan dalam rentang suhu tersebut

Kendaraan dan Perlengkapan

Industri Farmasi yang diteliti tidak menggunakan kendaraan dan perlengkapan pribadi untuk pengirimanobat dimana di CPOB dijelaskan bahwa industri farmasi diusahakan untuk memiliki dan menggunakankendaraan serta perlengkapan industri sendiri untuk menangani obat. 

Hal tersebut terjadi karena pada awalnya Industri Farmasi tersebut menggunakan kendaraan perlengkapansendiri, akan tetapi biaya yang dikeluarkan lebih banyak sehingga tidak menggunakan cara tersebut danmemilih menggunakan jasa pihak ke 3. 

Menggunakan jasa pihak ke 3 masih diperbolehkan asalkan mutu obat selalu terjaga selama pengiriman kekustomer serta risiko penyimpangan harus diminimalisir sedemikian rupa dan selalu dilakukan pemeliharaanagar terhindar dari efek yang dapat menurunkan kualitas obat yang didistribusikan2.

Jasa pihak ke 3 yang digunakan oleh pihak Industri Farmasi tersebut, selalu dipantau kondisi penyimpananseperti suhu dan kelembaban setiap saat dan terkalibrasi serta dilakukan validasi pengiriman agar terjaminbarang yang dikirim sampai ke kustomer dengan mutu yang masih baik. Kendaraan yang digunakandisesuaikan dengan volume pengiriman sehingga kapasitas selalu memadai2.

Wadah Pengiriman dan Pelabelan

Wadah pengiriman yang digunakan pada Industri Farmasi tersebut tidak boleh memberikan efek yang dapatmenurunkan kualitas obat dan dapat melindungi dari pengaruh eksternal. Apabila wadah pengiriman rusakatau pecah, Industri Farmasi tersebut telah memiliki prosedur untuk menangani hal tersebut dan segeradibuat berita acara dan diberikan bukti dengan foto sebelum pengiriman bahwa produk yang sebelumnyadikirim memiliki wadah yang masih baik sehingga bukan tanggung jawab Industri Farmasi tersebut2.

Pengiriman

Industri Farmasi akan melakukan pengiriman produk hanya ketika menerima pesanan dari kustomer atauadanya produk kembalian yang akan dikirim gantinya secara resmi. Apabila tidak ada pesanan atau produkkembalian tersebut tidak memnuhi kriteria untuk dikirimkan penggantinya maka pengiriman tidak akandiproses. Setiap pengiriman dibuat catatan secara tertulis atau elektronik yang dapat menjaminketertelusuran produk pada saat pengiriman. Produk yang kedaluwarsa tidak akan terkirim atau diprosesoleh sistem karena akan langsung diblok ketika ED produk di bawah 6 bulan sehingga tidak akan terkirimproduk kedaluwarsa oleh Industri Farmasi. 

Dokumentasi

Industri Farmasi tersebut sudah memiliki prosedur dokumentasi yang baik sesuai dengan CPOB. Setiapdokumentasi pada Industri Farmasi tersebut manual ataupun elektronik dapat ditelusuri setiap saat sertamemiliki backup data agar dapat mencegah kehilangan data. Kondisi penyimpanan tiap produk dicatatdengan baik secara permanen baik tertulis maupuk elektronik2.

Keluhan

Semua keluhan terkait mutu obat seperti kerusakan atau pemalsuan obat dikaji bersama terlebih dahulusesuai bidang terkait untuk keputusan yang akan diambil seperti penarikan produk. Produk yang telah ditarikakan di pisahkan diruang karantia dan diberi label2.

Kegiatan Kontrak

Kegiatan pengiriman pada Industri Farmasi tersebut tidak menggunakan kendaran pribadi untukmengirimkan pada distributor sehingga melakukan kerja sama. Kerja sama yang dilakukan kepada saranalain tersebut telah dilakukan dengan kontrak tertulis yang telah disetujui dimana pada kontrak tersebutsudah termasuk tanggung jawab masing masing pihak. Penerima kontrak dilakukan audit pada awal kerjasama dan dilakukan audit secara berkala tiap tahun2,15.

Pemetaan Proses Pergudangan

Warehouse (gudang) merupakan bagian sistem logistik pada industri yang berfungsi untuk menyimpanproduk dan menyediakan informasi status serta kondisi bahan – bahan yang tersedia di gudang18. Gudang adalah area yang memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan produk. Berikut fungsi utama gudangyaitu19:1.Penerimaan yaitu menerima pesanan bahan awal atau pengemas dari pemasok dengan menyesuaikandengan pesanan industri, kemudian menjamin kualitas bahan yang diterima, serta mendistribusikan kearea produksi.2.Penyimpanan yaitu penyimpanan produk yang diterima ditempat yang telah disesuaikan kriteriapenyimpanan sebelum ada permintaan produk tersebut.3.Pengambilan pesanan yaitu pengambilan produk dari penyimpanan di gudang sesuai pesanan dankebutuhan.4.Pengemasan yaitu pengemasan atau pengepakan beberapa produk yang akan dikirimkan sesuai pesanandan kebutuhan.5.Penyortiran dan pengiriman yaitu pesanan yang diambil dipecah sesuai pesanan individu, kemudiandilakukan pemeriksaan pada kontainer atau armada hingga pengiriman.

Pemetaan proses pergudangan merupakan proses mapping atau pemetaan secara visual pada tiap fisikbarang dan informasi yang didapatkan dari sistem yang digunakan sampai ke pihak distributor atau pembelidengan disertai lead time pada tiap proses. Fungsi dari mapping yaitu untuk mengidentifikasi pada proses mana terjadinya pemborosan sehingga dapat dilakukan evaluasi untuk meminimalisir pemborosan tersebut. Pemborosan (waste) mempunyai 7 klasifikasi yang disebut dengan TIMWOOD (Transportation, Inventory, Movement, Waiting, Overproduction, Over Processing, Defects) yang diantaranya sebagai berikut20:

1.Over Production: Ketika Industri Farmasi memproduksi produknya lebih banyak dari permintaan konsumen.2.Defects: Terdapat produk yang cacat saat melakukan proses produksi atau saat sudah menjadi produk jadi.3.Unnecessary Inventories: Terjadi saat flow proses terdapat material atau persediaan produk yang berlebih.4.Inappropriate Processing: Terdapat flow proses yang tidak memberikan nilai tambah dan berlebihansehingga membuang waktu.5.Excessive Transportation: Terjadinya pemborosan ketika melakukan pemindahan material bahan baku atauproduk jadi pada setiap proses yang dapat mengakibatkan bertambahnya waktu yang dibutuhkan untukmenangani material tersebut.6.Waiting: Terjadi ketika melakukan proses yang membuang waktu tanpa menghasilkan nilai tambah sepertimenunggu orang, barang, ataupun informasi untuk menunggu proses selanjutnya.7.Unnecesarry Movement: Adanya gerakan tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah yang dilakukanseperti pergerakan dari pekerja ataupun material.

Pemetaan dari proses pergudangan pada salah satu Industri Farmasi di Jakarta dapat dilihat pada gambardibawah:

Gambar 1. Pemetaan Proses Pergudangan3

Dari pemetaan pada Gambar 1 dapat dilihat bahwa dari semua proses yang dilakukan di warehouse, proses mana danberapa lama waktu pada tiap proses sehingga bisa dilihat terjadi pemborosan. Hasil analisis menunjukkan adanyabeberapa hal yang dapat menyebabkan pemborosan (waste) pada warehouse Industri Farmasi tersebut yaitu:

Over Production: Setelah dilakukan pengamatan dan diskusi/wawancara dengan pihak-pihak terkait maka waste over production ada pada kelebihan produksi produk. 

Hal ini dibuktikan dengan jumlah produksi yang melebihi permintaan. Sehingga perlunya perencanaanpembelian yang lebih akurat dan terjadwal dengan baik.

Unnecessary Inventory: Pada Industri Farmasi terjadi over production pada saat pemesanan material danproduksi obat jadi. Akibatnya dapat meningkatkan barang pasif dan menjadi penumpukan produk padagudang serta hal tersebut akan mengurangi kapasitas gudang. Untuk mengatasinya, perlu dilakukanperencanaan pembelian yang lebih akurat dan terjadwal dengan baik. 

Inappropriate processing: Setiap penyimpanan baik material atau obat jadi di gudang harus pada rak yangdisediakan, namun ketentuan ini belum diterapkan karena adanya over production yang menyebabkankurangnya kapasitas gudang dan penyimpanan produk tidak sesuai tempatnya. Selain itu, hal tersebut akanmengakibatkan ketercampur bauran produk yang dapat menyebabkan penambahan proses dalampemindahan produk. Untuk mengatasinya, perlu dilakukan perencanaan pembelian yang lebih akurat danterjadwal dengan baik serta menambah kapasitas gudangan dengan membuka gudang baru ataumenitipkan pada Industri lain dengan penyewaan gudang.

Execessive transportation: Setiap hari Industri Farmasi memproduksi produk jadi hingga 300 – 500 pack dankemudian disimpan pada area penyimpanan, dan mengirim atau menyalurkan produk tersebut sekitar 500 – 1000 pack produk setiap hari yang diangkut oleh karyawan ke armada pengiriman. Hal tersebut dapatmemberikan dampak pada karyawan berupa kelelahan ataupun cidera sehingga kerja karyawan tidakoptimal. Untuk mengatasi hal tersebut, perlu penambahan tenaga kerja sehingga mengurangi beban.

Waiting: Adanya keterlambatan dalam pengecekan produk yang akan dikirim sehingga armada yang datangmenunggu lama. Selain itu, terjadi keterlambatan datangnya material dari gudang atau pemasok sehinggamemaksa jadwal produksi berubah dan menambah leadtime proses. Lalu adanya kesalahan pada saatpengecekan barang membuat proses serah terima barang akan membutuhkan waktu yang lama. Perludilakukan pengecekan sebelum datangnya armada sehingga barang siap untuk di masukkan kedalamarmada dan perlu penegasan kembali kepada supplier agar tidak terjadinya keterlambatan pengiriman.

Execessive movement: Setiap hari petugas gudang melakukan penyimpanan dan pengambilan sekitar 100 – 200 pack obat secara manual dengan menggunakan forklift. Hal tersebut dapat memberikan dampak padakaryawan berupa menurunnya kinerja karyawan dan dapat merugikan kondisi kesehatan karyawan karenamelakukan aktivitas berulang-ulang sehingga menjadi tidak optimal. Untuk mengatasi hal tersebut, perlupenambahan tenaga kerja sehingga mengurangi beban.

Kesimpulan

Kegiatan pergudangan pada salah satu gudang Industri Farmasi di Jakarta sudah memenuhi ketentuan CPOB 2018 Bab VI pada aspek personalia, organisasi dan manajemen, manajemen mutu, penerimaan, dokumentasi, keluhan, produkkembalian, dan kegiatan kontrak. Namun masih ada yang perlu diperbaiki pada bagian aspek area penyimpanan. Halini akan berdampak pada kondisi mutu produk sehingga harus selalu dijaga agar tidak terjadi penurunan kualitas. Selain itu masih terdapat pemborosan yang mengakibatkan kurang optimalnya proses pergudangan pada IndustriFarmasi tersebut. Sehingga untuk memperbaiki kekurangan tersebut, hendaknya diterapkan langkah-langkah atauperbaikan hasil CAPA pada sistem operasional di Industri Farmasi tersebut.

Daftar Pustaka

1.MENKES RI. Industri Farmasi. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia; 2010.

2.BPOM RI. Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik. Jakarta: Badan Pengawas Obat dan Makanan RepublikIndonesia; 2018.

3.Widyarto, A. Peran Supply Chain Management dalam Sistem Produksi dan Operasi Perusahaan. Benefit, 2012; 16(2): 91-98.

4.Satibi, Fudholi, A., Tuko, EC., Swastiandari, GL. Pengendalian Persediaan, Fasilitas Penyimpanan dan Distribusi padaIndustri Farmasi dalam Mendukung Ketersediaan Obat Era JKN. JMPV, 2019; 9(1): 27-37.

5.Musfiroh, F. Penerapan Lean Warehouse Pada Gudang Produk Jadi Untuk Meminimasi Pemborosan. Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta; 2017.

6.Ramaa, A. Subramanya, KN., Rangaswamy, TM. Impact of Warehouse Management System in a Supply Chain. IJCA. 2012; 54(1): 14-20.

7.Felix, TS., Chan, HK. Improving the productivity of order picking of a manual-pick and multi-level rack distribution warehouse through the implementation of class-based storage. Expert Systems with Applications, 2011; 38(3): 2686-2700

8.Shafaat, K., Hussain, A., Kumar, B., Hasan R., Prabhat PKV. An overview: storage of pharmaceutical products. J Pharm Pharm Sci, 2013; 2(5): 2499-2515.

9.Purnama, RI., Ikatrinasari, ZF. Perbaikan Sistem Produksi Minyak Angin Aromatherapy Melalui Lean Manufacturing Di PT. Us, Jawa Barat. J@TI Undip, 2013; 8(2): 99-106.

10.Dewi, SK. Analisis Waste Pada Proses Produksi Dengan Lean Production. Sentra, 2018; 3: 100-105.

11.Lewis, NA. Tracking for Lean Solid-Dose Manufacturing, Pharmaceutical Technology. ABI/INFORM Research, 2006; 30(10).

12.Mrugalska, B., Wrywicka, M. Barriers to Eliminating Waste in Production System. Proceeding of the 6th International Conference On Engineering, Project and Production Management; 2015.

13.Mrugalska, B., Wrywicka, M. Toward Lean Production in Industry 4.0, Proceeding of the 7th International Conference on Engineering, Project and Production Management; 2017.

14.Harsono, AR., Arijanto, S., Azlin, F. Usulan Perbaikan untuk Pengurangan Waste pada Proses Produksi dengan MetodeLean Manufacturing. Proceeding Seminar Nasional IV Manajemen dan Rekayasa; 2010 

15.BPOM RI. Petunjuk Operasional Penerapan Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik 2012 Jilid II. Jakarta: BadanPengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia; 2014. 

16.Kapoor, D. Vyas, RB., Dadarwal, D. An Overview on Pharmaceutical Supply Chain: A Next Step towards Good Manufacturing Practice. Drug Des Int Prop Int J. 2018; 1(2): 49-54.

17.BPOM RI. Petunjuk Operasional Penerapan Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik 2012 Jilid I. Jakarta: BadanPengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia; 2013.

18.Zaroni. Manajemen Risiko Rantai Pasok dalam Model SCOR [diunduh 9 Mei 2020]. Tersedia dari: http://supplychainindonesia.com/new/-manajemen-rantai-pasok-dalam-model-scor/.

19.Hadiguna, RA. Setiawan, H. Tata Letak Pabrik. Yogyakarta: Andi; 2008.

20.Hines, P., Taylor, D. Going Lean. USA: Lean Enterprises Research Center Cardiff Business School; 2000.

About Majalah Farmasetika

Majalah Farmasetika (ISSN : 2686-2506) di situs ini adalah Majalah Farmasetika Edisi Khusus yang merupakan jurnal farmasi di Indonesia SINTA 5 berbentuk artikel penelitian, artikel review, laporan kasus, komentar, dan komunikasi penelitian singkat di bidang farmasi. Edisi khusus ini dibuat untuk kepentingan informasi, edukasi dan penelitian kefarmasian.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *